Mari Mengenal Sejarah, Kegunaan, Keunggulan dan Kekurangan Microsoft Outlook

Sejarah Microsoft Outlook

Pada awalnya, paket Microsoft Office tidak mencakup Outlook. Pada tahun 1992, Microsoft merilis program manajemen waktu bernama Microsoft Schedule untuk Windows 3.0 dan Classic Mac OS, yang dianggap sebagai pendahulu Microsoft Outlook. Setelahnya, Microsoft Schedule+ dihentikan secara bertahap, dan sebagian besar fiturnya diintegrasikan ke dalam Outlook 97, yang merupakan versi pertama Microsoft Outlook. Outlook 97, yang dirilis pada Januari 1997 sebagai komponen Office 97, berfungsi sebagai tambahan untuk Microsoft Exchange Server 5.0 dan 5.5, menggabungkan sebagian besar fitur dari Microsoft Schedule+. Ini memungkinkan pengguna untuk mengelola email, kontak, jadwal kalender, dan jurnal catatan.

Perkembangan berlanjut, dan Microsoft merilis Outlook 98 (mengatasi standar internet terbaru seperti HTML), Outlook 2000 (termasuk dalam paket Exchange 2000 Server), dan Outlook 2002 (disertakan dalam Office XP) secara berurutan.

Outlook 2003, yang dirilis pada November 2003, menandai perkembangan penting dalam sejarah Outlook. Meskipun tetap menjadi komponen dari Office 2003, Outlook 2003 menjadi program mandiri. Versi ini memperkenalkan banyak peningkatan signifikan, termasuk pengalaman email yang lebih baik, berbagi kalender, pengaturan tampilan yang lebih canggih, dukungan Unicode penuh, fitur pencarian folder, bendera berwarna, dan peningkatan filter email sampah.

Office 2007 menghadirkan antarmuka Ribbon UI yang inovatif. Outlook 2007 mengikuti tren ini dengan mengadopsi Ribbon UI dalam beberapa sub-jendela seperti jendela pesan, jendela janji temu, dan jendela kontak, sementara antarmuka utama tetap menggunakan menu klasik dan toolbar. Outlook 2007 memperkenalkan berbagai fitur penting, termasuk pratinjau lampiran, kemampuan mengirim pesan teks dan SMS, berbagi kontak, serta fungsi ekspor kalender sebagai file HTML atau ekspor item sebagai file PDF atau XPS.

Outlook 2010 memperbaiki pengalaman pengguna dengan kemampuan untuk mengelola beberapa akun Exchange dalam satu profil, meningkatkan tampilan percakapan dalam email grup berdasarkan kriteria di seluruh folder email, dan menambahkan langkah cepat untuk menyelesaikan banyak tindakan dengan mudah secara bersamaan dengan satu klik.

Selanjutnya, Outlook 2013 memperkenalkan visualisasi baru untuk tugas yang dijadwalkan, pengingat lampiran, dan kompresi data Outlook. Outlook 2016 memungkinkan pengguna untuk membuat, membuka, mengedit, dan menyimpan file di cloud serta menawarkan fitur “Beri tahu Saya Pencarian.” Terakhir, Outlook 2019 adalah versi terbaru saat ini.

Kegunaan Microsoft Outlook

Microsoft Outlook adalah sebuah program yang dikembangkan oleh Microsoft Corporation, yang bertindak sebagai pengelola email dan informasi pribadi. Microsoft Outlook memiliki beberapa fungsi utama yang meliputi:

• Email: Outlook memungkinkan pengguna untuk mengirim, menerima, dan mengelola email dari berbagai akun email yang berbeda. Ini mencakup pengaturan folder, penyusunan pesan, pelabelan pesan penting, pengaturan aturan email, dan kemampuan untuk melakukan pencarian dalam kotak masuk.
• Kalender: Outlook menyediakan fitur kalender yang lengkap, memungkinkan pengguna untuk mengatur dan melihat jadwal kegiatan mereka. Dengan fitur ini, pengguna dapat membuat acara, mengatur pengingat, berbagi kalender dengan orang lain, serta mengatur pertemuan atau undangan melalui email.
• Kontak: Outlook memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola daftar kontak mereka. Informasi kontak seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email dapat ditambahkan. Outlook juga mendukung integrasi dengan layanan kontak online, seperti Microsoft Exchange Server.
• Tugas dan Catatan: Outlook menyediakan fitur untuk mencatat dan mengatur tugas serta catatan. Pengguna dapat membuat daftar tugas, mengatur prioritas, menambahkan tenggat waktu, serta mengelompokkan tugas ke dalam kategori tertentu. Fitur catatan memungkinkan pengguna untuk mencatat informasi penting atau membuat catatan cepat.
• Manajemen Berkas: Outlook memungkinkan pengguna untuk menyimpan dan mengelola berkas yang terlampir dalam email. Pengguna dapat melampirkan file ke email yang dikirim atau menerima file terlampir dalam email yang diterima. Outlook juga menyediakan fungsi pencarian dan pengaturan folder untuk membantu pengguna mengelola berkas yang diterima.

Keunggulan Microsoft Outlook

• Antarmuka yang User-Friendly: Outlook memiliki antarmuka yang ramah pengguna, tampilannya mudah dipahami dan simpel. Ini membuatnya sangat cocok bagi pengguna yang baru memulai, terutama dalam mengirim email.
• Keamanan yang Terjamin: Outlook dilengkapi dengan beragam fitur keamanan, termasuk pemantauan aktivitas akun terakhir dan otentikasi pesan serta enkripsi pesan.
• Koneksi ke Sosial Media dan Sinkronisasi Smartphone: Outlook memungkinkan pengguna untuk menghubungkan akun mereka dengan media sosial dan menyinkronkan akun dengan smartphone. Ini memberikan fleksibilitas dalam mengakses informasi dan pesan kapan saja.
• Manajemen Folder: Outlook memungkinkan pengguna untuk membuat folder guna mengorganisir email berdasarkan kategori. Sebagai contoh, email penting dapat disimpan dalam folder khusus, sehingga memudahkan pencarian dan menjaga pesan masuk tetap teratur.

Kekurangan Microsoft Outlook

• Terbatasnya Kapasitas Penyimpanan dalam Versi Gratis: Outlook memiliki keterbatasan dalam kapasitas penyimpanan versi gratisnya, yang hanya mencapai 5 GB. Untuk mendapatkan kapasitas penyimpanan yang lebih besar, pengguna harus beralih ke versi premium yang menyediakan hingga 1 TB ruang penyimpanan.
• Keterbatasan Populeritas di Indonesia Di Indonesia, layanan email seperti Yahoo dan Gmail lebih umum digunakan dan lebih dikenal. Oleh karena itu, bagi pengguna yang baru pertama kali menggunakan Outlook, mereka mungkin perlu beradaptasi dengan antarmuka dan berbagai fitur yang mungkin berbeda dari yang biasa mereka gunakan, terutama dalam konteks aktivitas kantor.

Kesimpulan

Microsoft Outlook adalah aplikasi email populer dengan antarmuka intuitif yang memungkinkan pengguna mengelola multiple akun email dari berbagai penyedia layanan email seperti Microsoft Exchange, Office 365, Gmail, dan Yahoo Mail. Outlook menyediakan fungsi lengkap untuk mengirim, menerima, dan mengatur email. Selain itu, kalender canggih memungkinkan pengguna untuk merencanakan jadwal dan berbagi dengan orang lain, dan fitur pencarian yang kuat membantu menemukan email, kontak, dan catatan dengan cepat.

Penulis : Hazell Adria Islami Fasya

[1]